Ces technologies qui vont réinventer la réunion

Les lunettes Hololens de Microsoft sont utilisées pour la collaboration en réalité virtuelle autour d’images 3D. Visuel : Hololens

Les méthodes d’organisation et de collaboration ont été bouleversées par le numérique. Portées par le logiciel et l’IA, de nouvelles transformations se préparent.

Une salle cloisonnée, où les participants munis d’un papier et d’un crayon s’assoient autour d’une table, en face d’un tableau blanc à l’ancienne : c’était la réalité de la salle de réunion des années 90… et elle l’est encore pour nombre d’entre elles. Le numérique continue de tracer sa route, cependant – notebooks, écrans interactifs, boîtiers de partage, visioconférence –  en accord avec les façons de faire et la société actuelle. L’espace lui-même est réaménagé, avec l’avènement des « huddle rooms ». Mais comment va-t-on travailler ensemble demain ? L’intelligence artificielle, la réalité mixte ou encore des logiciels unifiés plus conviviaux commencent à entrer en scène. Il s’agit de mieux organiser les réunions, de fluidifier les échanges, d’accélérer les analyses… Et, in fine, de donner aux bonnes idées une meilleure chance, si ce n’est d’être validées, au moins d’être entendues.

L’IA, futur assistant multi-fonctions

Reconnaissance vocale, filtrage vidéo (pour que les participants à une conférence vidéo apparaissent sous leur meilleur jour), commande gestuelle, assistance par des avatars et des bots… Voici les technologies qui pourraient se généraliser dans les salles de réunion, d’après une étude conduite par Barco et le cabinet d’expertise Savanta, consacrée à l’avenir des réunions. Derrière chacune d’entre elles se cache l’intelligence artificielle (IA), dont les performances analytiques ont significativement progressé grâce au perfectionnement des techniques d’apprentissage automatique et approfondi. Et un simple smartphone dispose d’une puissance suffisante désormais pour faire fonctionner de tels algorithmes.

La reconnaissance vocale est particulièrement appréciée parmi les 1500 cadres qui ont répondu à cette enquête, répartis sur la plupart des continents : 77% souhaiteraient en bénéficier d’ici à deux ans. Un phénomène de « consumérisation » est peut-être en marche, les enceintes à reconnaissance vocale de Google et Amazon se répandant dans les foyers. Mais l’étude ne précise pas l’intérêt de cette technologie dans un milieu professionnel, plus particulièrement dans une réunion. On suppose qu’un assistant IA (ou « bot »), obéissant à des instructions vocales, pourrait rapidement extraire un document de la base de données de l’entreprise avant de l’afficher. Mieux encore : il pourrait évaluer le contexte de la conversation, distinguer des mots-clés puis proposer la documentation adéquate de façon automatique. La transcription à l’écrit des échanges oraux serait aussi une possibilité intéressante, ainsi que leur traduction instantanée si un locuteur pratiquant une langue étrangère est convié.

Ce même bot, couplé à un système de réservation de salles, pourrait faciliter l’organisation de ces réunions : examinant les agendas et les disponibilités des participants attendus, il serait en mesure de trouver le meilleur créneau. Cette tâche administrative est généralement synonyme de perte de temps pour les collaborateurs « humains », donnant lieu à d’interminables échanges d’emails. D’autre part, en fonction du mot d’ordre de la réunion, cette IA pourrait aussi identifier d’autres personnes dont le savoir-faire est bienvenu. Ce qui, dans les très grandes entreprises, n’est pas une sinécure.

Réunions virtuelles autour d’images 3D

Selon l’étude de Barco/Savanta, la réalité virtuelle et la réalité augmentée (RA) devraient aussi rendre leur essor. Parmi les 1500 cadres interrogés, 64% estiment en effet que ces technologies pourraient améliorer le travail collaboratif, que les participants soient face à face ou à distance. Mais à quelles fins ? Selon le même rapport, les lunettes de RA – qui permettent de superposer le champ de vision réel et des données virtuelles – pourraient servir à afficher des informations extraites de la présentation en cours, ou externes et utiles à sa compréhension. Les autres applications envisagées sont l’affichage de données environnementales (température de la pièce…) ou exprimant le degré d’attention de l’auditoire. Ces dernières ne sont toutefois pas des plus convaincantes, en raison de leur utilité discutable ou de la capacité à troubler la concentration du collaborateur. Même dans les premiers cas d’usage mentionnés, la surcharge cognitive, provoquée par un trop plein d’informations graphiques ou textuelles sans pertinence, peut être contre-productive.

En revanche, la RA et la RV sont judicieuses quand l’information à partager est un modèle 3D, en l’occurrence une maquette BIM ou un fichier CAO, et pas un simple Powerpoint. Par exemple, Improov de MiddleVR a été conçue comme une plateforme de téléprésence pour la collaboration en VR autour d’un modèle 3D.  Ce logiciel sert notamment à de la revue de design dans l’industrie manufacturière. Sur le même créneau, la start-up belge Mimesys a été achetée cette année par Magic Leap, un fabricant américain de lunettes de réalité mixte – de la RA combinée au « spatial computing », l’espace autour des lunettes étant lui aussi modélisé. Holoscene d’Holoforge ou Shariiing d’Immersion, intégrateurs spécialisés dans les technologies immersives, sont quant à eux des logiciels de visualisation qui offrent des fonctions collaboratives. Ils fonctionnent sur les lunettes Hololens de Microsoft, que ce soit dans une salle de réunion ou en dehors…

La suite de cet article est réservée à nos abonnés. Elle est à lire dans SIM N°38 à paraître fin janvier 2020. Il fait partie du dossier de cette édition consacré aux outils collaboratifs. Profitez-en pour  vous abonner !